|
KLAUZULA INFORMACYJNA SYGNALIŚCI
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE. 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) - RODO, informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.
Administratorem danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 3 z siedzibą
w Bytomiu, przy ul. Strażacka 2 tel. (32) 281-09-33 adres e-mail: sekretariat@sp3.bytom.pl
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych:
adres: Urząd Miejski w Bytom ul. Smolenia 35,
e-mail iod_edu@um.bytom.pl
1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora na podstawie przepisów prawa
art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust.1 lit. e prawnie uzasadnionego interesu publicznego administratora w celu podjęcia działań prowadzących do ustalenia, czy sprawy będące przedmiotem zgłoszenia stanowią rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów prawa oraz wyjaśniania zgłoszonego naruszenia i wywiązania się z ochrony osoby posiadającej status sygnalisty na podstawie Ustawy o ochronie sygnalistów;
2. Dane osobowe mogą być ujawniane uprawnionym podmiotom w trybie określonym przez obowiązujące przepisy prawa, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy;
3. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego,
w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia,
nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;
4. Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, w uzasadnionych przypadkach prawo do żądania usunięcia danych oraz ograniczenia przetwarzania danych poprzez złożenie stosownego wniosku, oraz prawo do wniesienia skargi do Organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych
z dnia 27 kwietnia 2016 r. (UE 2016/679);
5. Dane osobowe nie będą podlegać decyzji, która opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu;
6. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej;
7. Podanie danych osobowych jest niezbędne do rozpoczęcia czynności związanych z weryfikacją zgłoszenia i dalszą komunikacją z sygnalistą. Nieprzekazanie danych osobowych spowoduje brak możliwości rozpatrzenia zgłoszenia.
Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń
naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
w Szkole Podstawowej nr 3
w Bytomiu
Bytom 11.09.2024
§ 1
Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:
1) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację
o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant oraz osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług;
2) naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, w zakresie określonym w niniejszej procedurze;
3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
5) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
6) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
9) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115
§ 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;
11) podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 3 im. Władysława Broniewskiego w Bytomiu;
12) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej;
13) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
14) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
15) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 2
Cel i zakres
1. Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ustala się wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zwaną dalej „procedurą”.
2. Celem ustanowienia procedury jest stworzenie formalnego, bezpiecznego i poufnego mechanizmu, który umożliwia sygnalistom zgłaszanie naruszeń prawa, nieprawidłowości, lub innych działań sprzecznych z etyką w podmiocie prawnym, co pozwala szybko i skutecznie identyfikować oraz rozwiązywać problemy wewnętrzne, minimalizując ryzyko szkód prawnych, finansowych i wizerunkowych.
3. Procedurę stosuje się do zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń w obszarach:
a. korupcji;
b. zamówień publicznych;
c. usług, produktów i rynków finansowych;
d. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f. bezpieczeństwa transportu;
g. ochrony środowiska;
h. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i. bezpieczeństwa żywności i pasz;
j. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k. zdrowia publicznego;
l. ochrony konsumentów;
m. ochrony prywatności i danych osobowych;
n. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
r. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a-p;
§ 3
Zgłoszenia wewnętrzne
1. Informację o naruszeniu prawa zgłasza się na formularzu, który stanowi załącznik nr 1 do procedury.
2. Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są tylko w formie pisemnej następującymi kanałami:
p.a) Pocztą tradycyjną kierowaną na adres: Szkoła Podstawowa nr 3, 41-902 Bytom, ul. Strażacka 2 z dopiskiem ,,Zgłoszenie naruszenia prawa”
p.b) Korespondencją elektroniczną w formie skanu załącznika nr 1 na adres: sygnalista@ sp3.bytom.pl
3. Podmiot prawny wyznacza Panią/Pana Justynę Werenc oraz Panią/Pana Barbarę Dryja do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.
4. Osoba, o której mowa w ust. 3 gwarantuje bezstronność, obiektywność, niezależność i poufność wobec przetwarzanych informacji; dysponuje odpowiednią wiedzą z zakresu ochrony danych osobowych; gwarantuje brak uległości wobec potencjalnych nacisków personelu na ujawnienie danych dot. zgłoszenia wewnętrznego.
5. Osoba, o której mowa w ust. 3,
a. po przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego dokonuje wstępnej weryfikacji, polegającej na ustaleniu, czy osoba zgłaszająca naruszenie jest sygnalistą w rozumieniu ustawy, oraz czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa
w dziedzinie należącej do zakresu działania podmiotu prawnego i czy zawiera inne wymagane załącznikiem nr 1 do niniejszej procedury dane;
b. w razie stwierdzonych nieprawidłowości kontaktuje się z sygnalistą w celu ich uzupełnienia;
c. informuje sygnalistę o odstąpieniu od przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia będzie negatywna;
d. przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie
z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo,
że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
e. informuje o zasadach przetwarzania danych osoby trzecie wskazane w zgłoszeniu sygnalisty, zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszej procedury;
f. przesyła kompletne zgłoszenie do osoby odpowiedzialnej za prowadzenie działań następczych;
g. współpracuje z osobą odpowiedzialną za prowadzenie działań następczych;
h. przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, która obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa;
i. działa na podstawie pisemnego upoważnienia nadanego przez podmiot prawny, a jeśli reprezentuje podmiot zewnętrzny, na podstawie odrębnej umowy powierzenia;
j. prowadzi w formie elektronicznej rejestr zgłoszeń wewnętrznych, do którego wprowadza informacje o zgłoszeniach, wg załącznika nr 2 do niniejszej procedury;
k. zobowiązana jest do gromadzenia dokumentacji powstającej w związku z wykonywaniem zadań wyłącznie w postaci elektronicznej;
l. zobowiązana jest do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę informacji i dokumentacji przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym, w tym do stosowania bezpiecznych kanałów komunikacji innych niż wykorzystywane w zwykłej działalności;
m. zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, które uzyskała w ramach wykonywanych zadań.
6. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne trafi do osoby nieuprawnionej jest ona zobowiązana do przekazania zgłoszenia osobie, o której mowa w ust. 3, oraz nieujawniania informacji o treści zgłoszenia oraz tożsamości osób, których dane zawarte są w zgłoszeniu, także po ustaniu stosunku pracy.
7. Anonimowe zgłoszenia wewnętrzne nie są rozpatrywane. Zgłoszenia te podlegają niezwłocznemu zniszczeniu.
§ 4
Działania następcze
1. Podmiot prawny wyznacza Pana/Panią Jolantę Bazan do podejmowania działań następczych, weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i występowania o dodatkowe informacje do sygnalisty.
2. Osoba, o której mowa w ust. 1 gwarantuje bezstronność, obiektywność, niezależność i poufność wobec przetwarzanych informacji; dysponuje odpowiednią wiedzą z zakresu ochrony danych osobowych; gwarantuje brak uległości wobec potencjalnych nacisków personelu na ujawnienie danych dot. zgłoszenia wewnętrznego i działań następczych.
3. Osoba, o której mowa w ust.1,
a. podejmuje niezwłocznie, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, z zachowaniem należytej staranności, zapewniając poufność, obiektywność, bezstronność i niezależność;
b. wszczyna kontrolę, postępowanie administracyjne lub wyjaśniające;
c. wnosi oskarżenie;
d. podejmuje działanie w celu odzyskania środków finansowych;
e. zamyka procedurę;
f. zobowiązana jest do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę informacji i dokumentacji przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym,
w tym do stosowania bezpiecznych kanałów komunikacji innych niż wykorzystywane w zwykłej działalności;
g. zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, które uzyskała w ramach wykonywanych zadań.
4. Działania następcze obejmują w szczególności: ustalenie stanu faktycznego poprzez analizę zdarzeń oraz przygotowanie wniosków i rekomendacji dalszych działań.
5. Prowadzona analiza zdarzeń polega na wysłuchaniu osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego, uczestników lub świadków opisywanych zdarzeń, innych osób związanych ze zgłoszeniem oraz na analizie dokumentacji dot. zgłoszenia.
6. Działania następcze kończy dokument zawierający ocenę prawidłowości zgłoszenia, analizę zdarzeń oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań, na podstawie których podmiot prawny podejmuje adekwatne działania i przygotowuje informację zwrotną.
§ 5
Zakaz działań odwetowych
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w szczególności w następujących formach:
a. odmowie nawiązania stosunku pracy;
b. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
j. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze;
m. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n. mobbingu;
o. dyskryminacji;
p. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
r. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
s. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba
że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
t. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub
w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
u. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
w. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;
x. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
y. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
2. Zakaz działań odwetowych stosuje się także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
3. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania
w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej
w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo
do zadośćuczynienia.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
6. Sygnalista nie może zrzec się praw określonych w ust.1 ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
§ 6
Przetwarzanie danych osobowych
1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty wyrażoną pisemnie, zgodnie
z załącznikiem nr 3 do niniejszej procedury.
2. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości:
a. sygnalisty;
b. osoby której dotyczy zgłoszenie;
c. osoby pomagającej w zgłoszeniu;
d. osoby powiązanej z sygnalistą;
e. innych osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.
3. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Przetwarzanie danych osobowych w zakresie bezpieczeństwa realizowane jest zgodnie
z Rozporządzeniem z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO, w szczególności poprzez:
a. ograniczenie dostępu do danych dla wszystkich osób, poza osobami wyznaczonymi do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia działań następczych;
b. przechowywanie danych w zabezpieczonych systemach informatycznych lub nośnikach danych, które spełniają najwyższe standardy ochrony danych, tj. szyfrowanie, silne hasła, kontrola dostępu i regularne aktualizacje zabezpieczeń;
c. przechowywanie dokumentacji w formie papierowej w specjalnie wydzielonej, zamykanej, metalowej szafie, w środowisku zabezpieczonym, do której dostęp mają wyłącznie osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań następczych.
5. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie.
7. Za usuwanie tych dokumentów odpowiedzialne są osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia działań następczych.
§ 7
Postanowienia końcowe
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego w zakresie przedmiotu zgłoszenia organu publicznego.
2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
a. zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
b. od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej.
3. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
a. naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego,
w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
b. dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
c. w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
Załącznik nr 1 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
………………………………, ……………….………………………….
Data Miejscowość
………………………………………………………..……………….
Imię i nazwisko sygnalisty/zgłaszającego
……………………………………………………………………..….
Adres zamieszkania
…………………………………………………………………..…….
Telefon oraz e-mail
………………………………..……………………………….
Adresat zgłoszenia
ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA
w trybie ustawy o ochronie sygnalistów
Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązującej w podmiocie prawnym: …………………………………………………………………………………………………………………………………………..…. informuję, że:
Treść zgłoszenia obejmująca opis naruszenia
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Posiadane dowody
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Relacja sygnalisty/zgłaszającego do podmiotu prawnego (zaznaczyć właściwe)
Pracownik.
Pracownik tymczasowy.
Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Przedsiębiorca.
Prokurent.
Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
Stażysta.
Wolontariusz.
Praktykant.
Osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.
Oświadczenia.
Oświadczam, że mam uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa,
co pozwala na ochronę mojej tożsamości przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.
Oświadczam, że znane są mi zapisy art. 8 ust.1 ustawy o ochronie sygnalistów, które pozwalają mi na wyrażanie wyraźnej zgody na ujawnienie mojej tożsamości, poprzez wypełnienie załącznika nr 3 do niniejszej procedury i dołączenie go do niniejszego zgłoszenia lub późniejsze dołączenie w trakcie postępowania.
Mam świadomość, że w przypadku kiedy informacja będąca przedmiotem zgłoszenia nie okaże się prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub kiedy nie będzie stanowić informacji o naruszeniu prawa nie będzie przysługiwała mi ochrona tożsamości przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym oraz że osoby wskazane w zgłoszeniu zostaną o tym poinformowane na podstawie art. 14 ust.1 i 2 Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.
Znana jest mi treść Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
W związku z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informuje się, że:
administratorem danych jest Szkoła Podstawowa nr 3 im. Władysława Broniewskiego w Bytomiu
dane przetwarzane będą w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów:
na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów,
na podstawie ważnego interesu publicznego proporcjonalnego do wyznaczonego celu (art. 9 ust. 2 lit. g RODO)
w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty;
podanie danych jest obowiązkowe, a ich brak uniemożliwi rozpatrzenie zgłoszenia;
dane nie będą udostępniane żadnym odbiorcom poza odbiorcami, którymi będą jedynie podmioty wspierające administratora w obsłudze poczty elektronicznej, a także właściwe organy publiczne, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sąd, chyba że sygnalista wyraził odrębną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
dane nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich i nie będą na ich podstawie podejmowane zautomatyzowane decyzje ani profilowanie;
dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
przysługują prawa: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, które
w stosownych przypadkach przepisy mogą ograniczyć, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl), gdyby przetwarzanie danych naruszało wymienione prawa lub inne przepisy RODO;
w przypadku zgody na ujawnienie danych przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, które nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji powyższych praw można kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych przez e-mail: iod_edu@um.bytom.pl
………………………………..……………………………….
data oraz czytelny podpis sygnalisty/zgłaszającego
Załącznik nr 2 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
L.p.
Numer sprawy
Przedmiot naruszenia
Dane osobowe sygnalisty
Dane osoby, której dotyczy zgłoszenie
Adres do kontaktu sygnalisty
Data dokonania zgłoszenia
Informacja o podjętych działaniach następczych
Data zakończenia sprawy
Załącznik nr 3 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
………………………………, ……………….………………………….
Data Miejscowość
………………………………………………………..……………….
Imię i nazwisko sygnalisty
……………………………………………………………………..….
Adres do zamieszkania
…………………………………………………………………..…….
Telefon oraz e-mail
………………………………..……………………………….
Adresat zgody
ZGODA NA UJAWNIENIE TOŻSAMOŚCI SYGNALISTY
Na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wyrażam zgodę na ujawnienie danych osobowych pozwalających na ustalenie mojej tożsamości w związku ze zgłoszeniem:
z dnia ……………………………………
w sprawie:…………………………….
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) został zrealizowany na druku wewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa, podstawa prawna: art. 13 ust. 4 RODO.
………………………………..………………………
data oraz czytelny podpis sygnalisty
Załącznik nr 4 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH
dla osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu sygnalisty
W związku z art. 14 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informujemy, że:
administratorem danych jest Szkoła Podstawowa nr 3 im. Władysława Broniewskiego w Bytomiu
dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów:
na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów,
na podstawie ważnego interesu publicznego proporcjonalnego do wyznaczonego celu (art. 9 ust. 2 lit. g RODO) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu wewnętrznym sygnalisty;
przetwarzany jest następujący zakres danych, wskazanych w zgłoszeniu wewnętrznym sygnalisty
....……………………………………………......................................................... [należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym oraz wskazać charakter w jakim występuje informowana osoba
w zgłoszeniu, np. osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba powiązana z sygnalistą lub inna osoba trzecia]
Państwa dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, tj.
................................................................................................
[należy podać dane sygnalisty, jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów]
dane nie będą udostępniane żadnym odbiorcom poza odbiorcami, którymi będą jedynie podmioty wspierające administratora w obsłudze poczty elektronicznej, a także właściwe organy publiczne,
w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sąd;
dane nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich i nie będą na ich podstawie podejmowane zautomatyzowane decyzje ani profilowanie;
dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
przysługują Państwu prawa: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, które w stosownych przypadkach przepisy mogą ograniczyć, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl), jeśli sądzą Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza RODO;
w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji powyższych praw mogą Państwo kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych przez
e-mail: iod_edu@um.bytom.pl
|
